Ở đây 2 ô A3 và A5 đã bị ép kiểu định dạng là văn bản nên dù nội dung của ô toàn là số, nhưng chúng vẫn được canh lề trái cùng với một mũi tên màu xanh bên góc trái. Trường hợp này bạn có thể nhanh chóng chuyển các giá trị văn bản về dạng só thực như sau:

- Bạn đặt chuột vào một ô trống (không chứa dữ liệu nào), nhấp Edit > Copy hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + C, ô được chọn sẽ xuất hiện đường viền chuyển động.

- Quét vùng dữ liệu cần chuyển đổi, trường hợp này là A3 đến A6, nhấp phải chuột chọn Paste Special…

- Hộp thoại Paste Special, bạn nhấp nút Add trong mục Operation

Khi đó các ô có giá trị số sẽ được trả về kiểu số thực (được canh lề bên phải), vì ô trống được sao chép có giá trị là 0, và khi bạn cộng (Add) bất kỳ số nào vào một con số lưu dưới dạng văn bản trong Excel thì bạn đã làm cho con số dạng văn bản chuyển thành số thực.

Ở một trường hợp khác, với một bảng có dữ liệu như sau:

Để tách dữ liệu số ra bạn có thể sử dụng hàm LEFT và FIND, ví dụ trường hợp này bạn nhập lệnh sau vào ô C1:

=LEFT(A1,FIND(” “,A1)-1)+0

Hàm LEFT thực hiện chức năng dò tìm từ trái phải, kết quả của hàm FIND lồng bên trong trừ đi 1 đơn vị sẽ là đối số để hàm LEFT dùng lấy toàn bộ ký tự từ trái sang, cuối cùng toàn bộ giá trị đó sẽ cộng với 0 để ép kiểu dữ liệu trong ô sang số thực. Cuối cùng bạn nhấp nút Auto Fill để chèn công thức cho các ô còn lại.

T.N

Sưu tầm

Giả sử với bảng tính sau:

Để giấu toàn bộ các hàng nằm bên ngoài bảng này, bạn chọn một ô trên hàng ngoài bảng, trường hợp này là A17, tiếp đến bạn nhấp tổ hợp phím Ctrl – Shift và mũi tên xuống, Excel sẽ tự động chọn một loạt ô phía dưới cho đến cuối bảng.

Tiếp theo bạn chọn Format > Row > Hide, toàn bộ dãy hàng sẽ được ẩn.

Tương tự với cột bạn cũng chọn một ô thuộc bên ngoài cột, nhấp tổ hợp phím Ctrl – Shift và mũi tên qua phải để chọn toàn bộ, tiếp đến vào Format > Column > Hide.

T.N

Sưu tầm

Ở trường hợp này nếu bạn cần bắt buộc khi nhập liệu vào dãy ô từ B4 đến C13 thì phải nhập đầy đủ, không được bỏ trống thì bạn thực hiện như sau:

- Dùng chuột chọn vùng dữ liệu từ B2 đến C13, tiếp theo vào menu Data > chọn Validation…

- Ở hộp thoại Data Validation, tại hộp tuỳ chọn Allow trong mục Validation criteria bạn chọn là Custom.

- Tại hộp tuỳ chọn Formula bạn nhập công thức sau:

=AND(COUNTA($B$4:$B4)=ROW()-4,COUNTA($C$4:$C4)=ROW( )-4)

- Tiếp theo bạn chuyển qua thẻ Error Alert và nhập nội dung tương tự như hình, nhấp OK để đóng hộp thoại này.

Vậy là từ giờ khi nhập liệu, người nhập phải nhập đầy đủ cả họ tên và chức vụ, nếu vô tình bỏ sót một trong 2 ô ở phía trên thì ngay lập tức hộp thông báo sẽ hiện ra.

T.N

Để minh hoạ rõ hơn, bạn xem qua ví dụ dưới đây:

Yêu cầu: Tăng giá trị ở cột Thành tiền lên thêm 10%

Thực hiện:

+ Tại một ô bên ngoài bảng tính bạn nhập giá trị 1.1, chọn ô chứa giá trị này và nhấp Ctrl + C để tiến hành sao chép.

+ Dùng chuột chọn toàn bộ dãy ô cần tăng giá trị (trong trường hợp này là dãy ô E2 đến E11), chọn menu Edit > chọn tiếp Paste Special…

+ Ở hộp thoại Paste Special, mục Operation bạn nhấp vào nút Multiply và nhấn OK.

+ Khi đó dãy ô được chọn sẽ có giá trị được tăng lên 1,1 lần, tương đương với 10%.

Bạn cũng thực hiện tương tự khi muốn tăng số phần trăm khác, nếu muốn tăng lên 5% thì bạn gõ 1.05 (tức tăng lên 1,05 lần = 5%).

T. N.

Đôi khi trong bảng tính, bạn cần phải trình bày các nội dung trên các hộp thoại riêng, nhưng nội dung này lại được trích xuất từ các ô trên trang tính đó, để làm điều này bạn thực hiện.

+ Chọn công cụ Text box trên thanh công cụ Drawing nằm phía dưới cửa sổ Excel, nếu thanh công cụ này chưa được bật thì bạn nhấp vào nút Drawing trên thanh công cụ chuẩn.

+ Nhấp giữ và rê chuột lên màn hình làm việc của Excel để tạo một Text box, tạo xong nhấp con trỏ lên thanh Formula, gõ dấu = (để báo cho Excel sẽ nhập công thức), tiếp theo bạn nhấp vào ô bảng tính muốn lấy nội dung, khi đó nội dung trên thanh Formula là địa chỉ của ô đó được nằm trong 2 dấu $.

Vậy là từ bây giờ, mỗi khi bạn thay đổi nội dung trên ô được chọn thì nội dung trên Text box cũng được thay đổi theo.

T. N

Hiện chế độ xem hàm:

Trong Excel, mặc định tất cả các ô trong bảng tính sẽ hiện nội dung là chữ hoặc số như khi bạn in ra giấy, với các ô được nhập hàm vào để tính toán, Excel thường cũng chỉ hiện nội dung là kết quả của hàm đó nếu hàm nhập vào là đúng, hoặc hiện báo lỗi khi hàm có sai sót. Tuy vậy với một bảng tính lớn, bạn cần biết tại nơi đâu đã nhập hàm thì sao? Excel dường như cũng đã tính đến trường hợp này, để chuyển sang chế độ xem hàm trên bảng tính bạn thực hiện:

+ Vào menu Tools > chọn Options > hộp thoại Options bạn chọn thẻ View và nhấp chọn vào ô Formulas trong mục Window Options.

+ Ngoài ra để chuyển đổi nhanh hơn bạn có thể dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + ~ (nút dấu ngã nằm bên trên phím Tab) để bật hoặc tắt tính năng xem hàm trên bảng tính. Khi đó ô chứa nội dung là công thức sẽ xuất hiện như hình.

Tính năng hiện nội dung hàm lên bảng tính đang được bật
 

Đánh dấu các ô dùng công thức:

Ngoài cách như trên, nếu bạn chỉ cần đánh dấu các khối ô đã dùng công thức thì bạn thực hiện như sau:

+ Vào menu Edit > chọn Go To (hoặc dùng tổ hợp phím Ctrl + G), hộp thoại Go To bạn nhấp vào nút Special… nằm phía dưới.

+ Hộp thoại Go To Special bạn đánh dấu vào ô Formulas và nhấp OK.

+ Khi đó Excel sẽ đánh dấu mờ tất cả các ô có nội dung là công thức.

T.N

Với một bảng tính lớn toàn những con số, đôi khi thật khó khăn để lấy chính xác một hay nhiều giá trị lớn nhất trong toàn bộ dãy ô đó. Và hơn thế bạn cần tính tổng các giá trị đó lại với nhau thì sao. Nếu vậy bạn có thể thực hiện như sau:

Để làm việc này bạn dùng hàm LARGE, hàm này sẽ trả về giá trị lớn nhất trong dãy ô hoặc mãng dữ liệu. Hàm LARGE có cú pháp:

LARGE(Giá trị, K)

Trong đó K là giá trị số, có nghĩa sẽ tìm ra giá trị ô lớn thứ K trong dãy.

Ví dụ: Cho bảng tính:

Yêu cầu: tính tổng của 3 giá trị lớn nhất trong cột thành tiền.

Tiến hành:

+ Bạn chọn một ô trống trên bảng tín và bắt đầu nhập nội dung sau:

=LARGE(E5:E14,1)+LARGE(E5:E14,2)+LARGE(E5:E14,3)

+ Nhấp Enter, bạn sẽ có được kết quả.

Để kiểm tra tính chính xác, bạn có thể làm bằng cách cắt nhỏ lệnh ở trên thành 3 phần, mỗi phần cách nhau bởi dấu +, đem dán vào 3 ô, tương tự như sau:

Ngoài ra bạn cũng có thể thay đoạn lệnh trên bằng lệnh SUM như sau:

=SUM(LARGE(E5:E14,(1,2,3))).

(Sưu tầm)
T.N

Header và Footer chính là nội dung do bạn nhập vào đầu và cuối của trang tính, nội dung này sẽ xuất hiện ở từng trang tính khi được in ra giấy, thông thường tại đây sẽ là số trang, tên của tài liệu… để tạo Header và Footer bạn vào menu File > chọn Page Setup, ở hộp thoại Page Setup bạn chọn thẻ Header/Footer.

Tại đây bạn nhấp vào nút ở các mục Header và Footer rồi chọn theo nhu cầu, nhấp Print Preview để xem trước kết quả rồi nhấp OK để đồng ý.

Với cách trên bạn chỉ có thể chọn các Header và Footer mặc định mà Excel cung cấp sẵn, nếu muốn thực hiện việc tạo các Header hay Footer theo ý mình bạn thực hiện như sau:

+ Vào menu File > chọn Page Setup > chọn thẻ Header/Footer.

+ Nhấp vào nút Custom Header… hộp thoại Header xuất hiện, tại đây có 3 mục là Left section, Center section và Right Section, tương ứng với việc xuất hiện ở bên trái, ở giữa và bên phải của Header, bạn nhập dữ liệu vào các khung này và nhấp OK.

Ý nghĩa của từng nút này như sau:

+ Bạn thực hiện tương tự bước trên với nút Custom Footer… để chèn nội dung vào phần Footer.

4. In bảng tính:

a. Chuẩn bị trang in:

Để chuẩn bị trang in, bạn vào menu File > chọn Page Setup, tại hộp thoại Page Setup sẽ xuất hiện như hình:

Riêng nút Options dùng chỉnh các thông số của máy in.

Để xem trước trang in, bạn có thể chọn nút Print Preview, hoặc trên trang tính bạn nhấp vào nút Print Preview trên thanh công cụ.

Khi đó màn hình cửa sổ Excel sẽ có dạng sau:

Khi bạn chọn nút Margins thì trang in sẽ xuất hiện các đường viền xung quanh trang, đánh dấu các vùng biên của trang.

Với nút Page Break Preview, Excel sẽ tự động chuyển sang màn hình xem trước như sau:

Ngoài ra bạn cũng có thể chọn một số tùy chọn in ấn:

Để in luôn cả tiêu đề hàng và cột, tại hộp thoại Page Setup, bạn chọn thẻ Sheet và đánh dấu chọn vào ô Row and column headings và nhấp OK.

Khi đó phần xem trước trang in sẽ xuất hiện:

(còn tiếp)

1. Định dạng dữ liệu

Mặc định Excel dùng kiểu dữ liệu là General cho tất cả các ô trong bảng tính, tuy nhiên điều này không thật sự tiện lợi lắm, ví dụ khi bạn nhập một số 3000 trong một ô, với càng nhiều số 0 theo sau càng làm bạn rối mắt khi muốn biết chính xác số đó là bao nhiêu, khi ấy việc đổi sang kiểu số (Number) sẽ giúp bạn đỡ rối mắt. Bạn thực hiện việc này như sau:

+ Chọn ô cần đổi kiểu dữ liệu, nhấp vào menu Format > Chọn Cells… hay dùng tổ hợp phím Ctrl + 1.

+ Ở hộp thoại Format Cell, chọn thẻ Number, khung Category bạn nhấp vào Number.

+ Bạn đánh dấu vào hộp kiểm Use 1000 Separator(,), mục Decimal places quy định phần thập phân của số, nếu không cần thể hiện bạn chọn là 0, tương ứng với mỗi tùy chọn, mục Sample sẽ cho bạn thấy trước kết quả.

Ngoài ra trên khung Category cũng còn nhiều kiểu dữ liệu khác để bạn chọn như kiểu tiền tệ (Currency), kiểu ngày tháng (Date), phần trăm (Percentage)…

Nếu bạn cần áp dụng nhanh kiểu dữ liệu cho một ô hay một khối ô, Excel cung cấp cho bạn một số công cụ định dạng dữ liệu sau:

2. Ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu:

Đối với tài liệu dùng chung cho nhiều người, tính năng ghi nhận sự thay đổi trên tài liệu trở nên hữu ích, vì khi thiết lập, Excel sẽ ghi nhận lại toàn bộ những dữ liệu đã được thêm vào hay đã được xóa đi, ghi nhận người sử dụng nào đã thực hiện trong thời gian nào, đồng thời đưa ra công cụ giúp bạn quyết định có nên chấp nhận hay hủy bỏ sự thay đổi đó.

Để làm việc này, bạn nhấp vào menu Tools > Chọn Share Workbook.

Ở hộp thoại Share Workbook vừa hiện ra, tại thẻ Editing bạn đánh dấu chọn như hình.

Thẻ Advanced bạn chú ý mục Track changes, mặc định mục Keep change history for là 30 ngày, tức Excel sẽ lưu lại toàn bộ sự thay đổi trên tài liệu này trong thời gian cách thời điểm làm việc hiện tại là 30 ngày, bạn có thể chỉnh lại số ngày này.

Lưu ý: Nếu bạn chọn số ngày quá ít thì Excel sẽ xóa toàn bộ lịch sử thay đổi ở những ngày không nằm trong khoảng thời gian đó.

Tiếp đến để xem sự thay đổi trên tài liệu, bạn menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Highlight Changes…

Tại hộp thoại Highlight Changes vừa xuất hiện, mục Highlight which changes bạn nhấp chọn khung When là All, khung Who là Everyone, mục Where dùng để xác định khu vực cần ghi nhận sự thay đổi, nếu muốn ghi nhận trên toàn bộ tài liệu bạn không chọn mục này.

Nếu muốn xuất hiện thông báo thay đổi trên màn hình bạn đánh dấu mục Highlight changes on screen, nếu muốn Excel liệt kê sự thay đổi bằng một Sheet mới, bạn đánh dấu mục List changes on a new sheet, khi đó Excel sẽ tạo thêm một Sheet với tên là History.

Cuối cùng, để chấp nhận sự thay đổi trên tài liệu, bạn vào menu Tools > chọn Track Changes > chọn tiếp Accept or Reject Changes… Ở hộp thoại Select Changes to Accepts or Reject bạn nhấp OK.

Tiếp đến ở hộp thoại Accepts or Reject Changes sẽ mô tả từng sự thay đổi trên tài liệu, bạn nhấp Accept để chấp nhận sự thay đổi, nhấn Reject để hủy bỏ, cuối cùng nhấp Close để đóng lại.

(còn tiếp)

Dùng để trả về ký tự tính từ bên trái của giá trị là chuỗi văn bản (text)

Cú pháp:

LEFT(nội dung,số ký tự)

Trong đó:

+ Nội dung có thể là văn bản hoặc địa chỉ của ô.

+ Số ký tự: nhập số, đây là số ký tự Excel sẽ lấy tính từ trái qua.

Ví dụ:

LEFT(“Thanh”,4) sẽ cho kết quả Than

LEFT(A1,5) sẽ lấy ra 5 ký tự của ô A1 tính từ trái qua, ví dụ nội dung ô A1 là Nguyễn thì sẽ lấy ra Nguyễ

13. Hàm RIGHT:

Dùng để trả về ký tự tính từ bên phải của giá trị là chuỗi văn bản (text)

Cú pháp:

RIGHT(nội dung,số ký tự)

Trong đó:

+ Nội dung có thể là văn bản hoặc địa chỉ của ô.

+ Số ký tự: nhập số, đây là số ký tự Excel sẽ lấy tính từ phải qua.

Ví dụ:

RIGHT(“Thanh”,4) sẽ cho kết quả hanh

RIGHT(A1,5) sẽ lấy ra 5 ký tự của ô A1 tính từ trái qua, ví dụ nội dung ô A1 là Nguyễn thì sẽ lấy ra guyễn

14. Hàm HLOOKUP:

Dùng để tìm kiếm giá trị của một hàng trong một bảng và trả về giá trị của một ô đã chỉ

Cú pháp:

HLOOKUP(Giá trị, vùng, số hàng, T/F)

Trong đó:

+ Giá trị: là giá trị cần tìm, giá trị này thường là của một ô cần đối chiếu.

+ Vùng: khu vực tìm kiếm.

+ Số hàng: Số thứ tự của hàng cần tìm trong khu vực tìm kiếm.

+ T/F: True hoặc False, giá trị này có thể có hoặc không, dùng để xác định có cần tìm kiếm chính xác hay không. Nếu giá trị là True hoặc bỏ qua thì kết quả là một giá trị gần đúng, nếu là False thì HLOOKUP sẽ tìm chính xác, nếu không thấy thì sẽ xuất thông báo #N/A.

15. Hàm VLOOKUP:

Dùng để tìm kiếm giá trị của một cột trong một bảng và trả về giá trị của một ô đã chỉ.

Cú pháp:

VLOOKUP(Giá trị, vùng, số hàng, T/F)

Trong đó:

+ Giá trị: là giá trị cần tìm, giá trị này thường là của một ô cần đối chiếu.

+ Vùng: khu vực tìm kiếm.

+ Số cột: Số thứ tự của cột cần tìm trong khu vực tìm kiếm.

+ T/F: True hoặc False, giá trị này có thể có hoặc không, dùng để xác định có cần tìm kiếm chính xác hay không. Nếu giá trị là True hoặc bỏ qua thì kết quả là một giá trị gần đúng, nếu là False thì VLOOKUP sẽ tìm chính xác, nếu không thấy thì sẽ xuất thông báo #N/A.

Ví dụ về hàm HLOOKUP VÀ VLOOKUP

Cho bảng tính sau:

Yêu cầu:

1. Căn cứ vào MANV và Bảng tên phòng ban, điền tên phòng ban ở cột P_BAN.

2. Căn cứ vào Chức vụ và Bảng phụ cấp chức vụ, tính tiền phụ cấp chức vụ cho cột PCCV.

Theo yêu cầu của câu số 1 thì bạn cần thực hiện hàm tại ô H4 (cột P_BAN) như sau:

Theo câu lệnh trên, Excel sẽ lấy giá trị của ô B4(cột MANV), đem so sánh với khu vực dãy ô từ G17 đến I18 (dãy ô được khóa cứng bởi dấu $ để tránh khi dùng chức năng Fill Handle cho các ô phía dưới) và sẽ lấy giá trị dòng thứ 2 trong dãy ô phù hợp với giá trị ô B4 để điền vào ô H4. Khi xong câu lệnh và nhấp Enter bạn được kết quả:

Bây giờ bạn dùng chức năng Fill Handle để điền cho toàn bộ dãy ô ở cột P_BAN.

Tiếp theo câu 2, ở ô I4 (cột PCCV) bạn điền nội dung sau:

Tương tự câu lệnh HLOOKUP, nhưng tại câu lệnh VLOOKUP này, Excel sẽ lấy giá trị của ô G4 (cột Chức vụ) so sánh với dãy ô từ B18 đến C22 (được đặt trong dấu $ để khóa cứng), kế đến lấy giá trị tương ứng của cột thứ 2 trong dãy ô này để điền vào ô I4. Xong bạn nhấp Enter và dùng chức năng Fill Handle để điền cho tất cả các ô trong cột PCCV.

(còn tiếp)