Tip4PC

Chúng ta có lẽ không còn xa lạ gì với dịch vụ Google Docs giúp tạo và chỉnh sửa tài liệu ngay trong trình duyệt. Với nó bạn có thể lưu trữ tài liệu trên máy chủ Google và truy xuất mọi lúc mọi nơi chỉ với một trình duyệt và một kết nối Internet. Hai tiện ích dưới dây sẽ là liều thuốc tăng lực cho Google Docs, giúp bạn tận dụng tốt hơn những tính năng mà công cụ này mang lại.

1. Đồng bộ giữa Google Docs và máy tính cá nhân
Nếu bạn muốn chỉnh sửa các tài liệu trên Google Docs offline thì sao nhỉ? Hãy sử dụng tiện ích Syncplicity, một công cụ đồng bộ dữ liệu giữa các máy tính. Tiện ích này có khả năng sao lưu tất cả các tài liệu Google Docs xuống một thư mục được chỉ định trên máy tính cá nhân, và mọi thay đổi trên thư mục này sẽ được cập nhật lên máy chủ Google Docs. Trước hết, bạn cần tạo một tài khoản tại trang chủ http://syncplicity.com, sau đó tải phần mềm và cài đặt. Việc cài đặt khá đơn giản, tuy nhiên yêu cầu hệ thống đã có cài .NET Framework 3.0. Nếu bạn chưa cài đặt thư viện này, chương trình sẽ hỏi bạn có muốn tải về và cài đặt hay không, bạn nhấp OK để chấp nhận.

Sau khi cài đặt, bạn phải chỉ định thư mục lưu trữ dữ liệu để chương trình theo dõi và đồng bộ. Syncplicity sẽ sử dụng thư mục này để lưu các tài liệu tải về từ máy chủ Google Docs cũng như lưu các tài liệu được chỉnh sửa offline. Mặc định chương trình sẽ sử dụng thư mục My Documents (hay Documents trên Vista). Tuy nhiên tốt nhất bạn nên sử dụng một thư mục riêng, chẳng hạn C:\Google Docs.

Sau đó, bạn mở trang chủ của dịch vụ (syncplicity.com) > nhấn vào thẻ Applications > chọn Google Docs. Sau đó đăng nhập vào tài khoản Google, chọn thư mục lưu trữ dữ liệu đã thiết lập trước đó. Syncplicity sẽ tải tất cả tài liệu trên máy chủ Google xuống thư mục này.

Tuy nhiên, các file bảng tính và bảng trình bày sẽ không được tải xuống. Thời gian tải nhanh hay chậm tùy thuộc vào số lượng và kích cỡ của tài liệu. Bạn có thể xem chi tiết quá trình tải băng cách bấm chuột lên icon của chương trình trên khay hệ thống.

Sau khi hoàn thành việc tải xuống, bạn có thể chỉnh sửa tài liệu bằng MS Word hay OpenOffice.org và Syncplicity sẽ tự động cập nhật phiên bản mới của tài liệu lên Google Docs. Đặc biệt, khi bạn tạo mới một tài liệu trên Google Docs, Syncplicity cũng sẽ tải nó xuống máy tính của bạn.

Một khả năng khác là Syncplicity có thể sao lưu tất cả tài liệu trên máy tính và Google Docs lên máy chủ Syncplicity (miễn phí 2GB) và bạn có thể truy xuất mọi lúc mọi nơi.
2. Upload từ menu chuột phải

Google Data Team vừa tung ra một chương trình chạy trên Windows có tên DocList Uploader cho phép dễ dàng upload hàng loạt tài liệu lên Google Docs chỉ với một thao tác trên menu chuột phải hay thao tác kéo thả đơn giản. Bạn có thể tải chương trình tại http://tinyurl.com/pctips1799. Mặc dù còn một số lỗi nhỏ nhưng chương trình này thực sự hữu dụng vì bạn có thể upload hàng loạt tài liệu ngay trong cửa sổ Explorer.

Sau khi tải về, bạn chạy chương trình (yêu cầu máy có .NET Framework 2.0 trở lên) và đăng nhập vào tài khoản Google. Đánh dấu chọn vào mục Add DocList Uploader to right click menu để thêm chương trình vào menu ngữ cảnh.

Chương trình sẽ liệt kê mọi tài liệu hiện có trên tài khoản Google Docs. Bạn kéo thả các file cần upload vào giao diện của DocList Uploader và chương trình sẽ tự động đưa chúng lên máy chủ Google.

PHAN VĂN BÌNH (Quảng Nam)

Nguồn: mediazone.vn