Các thao tác cơ bản với Word 2003 (Phần cuối)

29. Trộn thư (Mail Merge)

Tính năng trộn thư là một trong các tiện ích mà Word giúp người sử dụng giảm đáng kể thời gian xử lý văn bản trên máy tính. Tính năng này dùng chèn thông tin dữ liệu khác nhau vào một tài liệu văn bản cố định nào đó bằng cách kết hợp 2 nguồn thông tin làm 1. Tính năng này đặc biệt hữu ích nếu như bạn muốn chèn thông tin như tên, tuổi, địa chỉ… trong danh sách để gửi thư mời, thư cảm ơn… Để làm việc này bạn phải có 2 tập tin văn bản riêng biệt trước khi trộn với nhau, tập tin thứ nhất sẽ chứa dữ liệu dạng danh sách nhân viên, tên, tuổi… tập tin thứ hai sẽ chứa tài liệu chính (ví dụ mẫu thư báo, thư ngỏ…), có thể hiểu cách thức sử dụng Mail Merge như sau:

Ở đây chúng ta sẽ làm một ví dụ: In toàn bộ thư mời cho danh sách toàn bộ khách hàng. Bạn làm theo trình tự sau:

Bạn nhập liệu mẫu thư mời cho mình, chú ý phần tên và địa chỉ khách hàng thì để trống để có thể nhập liệu sau này. Kế đến bạn chọn như hình.

Khi đó thanh công cụ Mail Merge sẽ xuất hiện bên phía phải màn hình Word, bạn chọn cho mình mẫu tài liệu là Letters, nhấp Next để tiếp tục.

Ở màn hình kế cho phép bạn chọn định dạng thư nào dùng làm tài liệu chính. Trong trường hợp ví dụ này bạn dùng tài liệu hiện hành thì chọn như hình và nhấp Next.

Màn hình kế cho phép bạn chọn nơi nhận, trường hợp này chúng ta sẽ tạo một danh sách mới nên bạn chọn vào Type a new list, xong nhấp vào Create…

Khi đó một hộp thoại có dạng sau sẽ xuất hiện.

Hộp thoại này cho phép bạn nhập danh sách những người cần thêm vào thư của bạn, các chỉ mục ở trên có thể sẽ dư thừa, bạn có thể xoá bằng cách chọn nút Customize…, ở hộp thoại Customize Address List bạn chọn các mục trong Field Names và nhấp Delete để bỏ.

Xong nhấp OK, màn hình sẽ trở lại phần New Address List nhưng lần này đã được bỏ bớt thông tin không cần thiết, bạn nhập thông tin vào, nhập xong bạn nhấp New Entry để nhập tiếp, cứ thế lần lượt đến hết danh sách, xong nhấp Close, hộp thoại xuất hiện yêu cầu bạn lưu tập tin này lại, khi bạn nhấp Save thì màn hình sẽ mở hộp thoại Mail Merge Recipients như sau:

Trong hộp thoại này thì các thông tin bạn đã nhập sẽ được thể hiện, nhấp OK để đồng ý.

Tiếp theo bạn nhấp Next tại thanh Mail Merge, màn hình này sẽ cho bạn viết thư

Tại đây bạn nhấp vào liên kết More items… để thêm các trường (fields) vào tài liệu, hộp thoại Insert Merge Field sẽ xuất hiện.

Tại đây bạn lần lượt chọn các dòng First Name, Last Name Company Name rồi nhấn Insert. Khi đó các Field được chèn sẽ có dạng sau trên màn hình soạn thảo.

Tiếp theo bạn nhấp Next ở thanh Mail Merge, màn hình soạn thảo sẽ chuyển các Field thành dữ liệu cho bạn xem trước, trên thanh Mail Merge sẽ hiện ra như sau:

Để xem trước các nội dung được chèn khác bạn nhấp nút trên thanh Mail Merge. Kết quả sẽ xuất hiện như hình:

Nhấp Next để tiếp tục.

Màn hình này thông báo Mail Merge đã sẵn sàng tạo trộn thư cho bạn, để chỉnh lại các thư bạn nhấp vào mục:

Lúc này hộp thoại Merge to New Document sẽ xuất hiện, bạn chọn All và nhấp OK.

Lúc này Word sẽ mở ra một tài liệu mới có tiêu đề là Letter 1 và nội dung là toàn bộ thư đã được trộn từ 2 tài liệu ban đầu. Đến đây bạn có thể tiến hành in hay lưu lại vào máy.

Hình này đã được thu nhỏ, để xem đầy đủ bạn nhấp phải chuột và chọn View Image (với Firefox)

30. In tài liệu:

Để in tài liệu ra giấy, bạn vào Menu File > chọn Print hay nhấn tổ hợp phím Ctrl + P, hộp thoại Print sẽ xuất hiện có dạng như sau:

Tại hộp thoại này bạn chú ý các mục sau:

Printer: Đây là phần hiển thị thông tin của máy in.

Page range: phần này cho phép bạn quy định in trang nào, có các mục

+ All: In toàn bộ tài liệu.

+ Current Page: In trang hiện thời.

+ Pages: cho phép bạn nhập số trang cần in

Ví dụ muốn in trang 1, 2, 4 và từ 7 đến trang 12 thì bạn nhập vào như sau: 1,2,4,7-12.

Copies: chỉ số bản cần in.

Một số vấn đề cần chú ý khi in trong Word:

– Để in được trong Word thì máy tính của bạn phải được cài trình điều khiển (Driver).

– Như bài trước đã đề cập, việc in tài liệu lần đầu tiên có thể bạn sẽ gặp tình trạng in ra tài liệu không như ban đầu, đó là do mặc định khi cài driver máy in thì cũng dùng kiểu giấy là Letter, trong khi giấy in thông thường là A4, bạn phải chỉnh lại tùy chỉnh này trong chương trình điểu khiển của máy in.

Đến đây là kết thúc loạt bài viết các thao tác cơ bản trên Microsoft Word 2003, rất mong nhận được ý kiến của mọi người. :)

28 Comments

  1. Hay quá ! mình làm được oài.. thanks very very very much. Mình lại có thêm kiến thức mới, thật bổ ích.

    Reply
  2. Thank yOu !!!
    Pài ziết rét hay !!!
    mOng sẽ cÓa nhìu pài ziết hay hƠn !!!
    Chúc các pạn hạnh fuc’ zè cÓa nhiều điều may mén trOng công ziệc !!!
    Hỳ…hỳ… ^.^

    Reply
    • Okie bạn, nếu đăng đâu đó bạn cho mình xin cái link đến blog này nhé. Thân

    • Chào bạn!
      Mình chỉ copy về đọc thôi chứ mình không đăng trên blog!
      Cảm ơn bạn nhiều, chúc bạn luôn khoẻ và hạnh phúc!

  3. hic, sao minh da tao du lieu rui den buoc new address list ma lai ko save duoc vao the ban? No chi cho phep click moi cai nut cancel thui, huhu

    Reply
  4. Cam on ban nhieu, minh do kho phai lam luong cho nhan vien hang thang. A, co cach nao dung mail merge de mail hang loat ko ban? Chi giup minh voi nhe. Thanks ban rat nhieu.

    Reply
    • Cam on Ban da chi rat tan tinh.
      Xin Ban giup minh giai thich co the ap dung phuong phap nay de in dia chi len phong bi tat ca dia chi trong So Dia Chi cua minh khong ?
      Cam on Ban nhieu

  5. Bài viết của bạn hay quá :2: .Nếu có nút thanks mình sẽ thanks cho toàn bộ bài viết của bạn để thay cho lời cảm ơn b) .bạn cho mình copy nhé (sẽ ghi rõ nguồn khi chia sẻ).Chúc bạn luôn mạnh khỏe và thành công

    Reply
  6. :^) Bài viết của bạn thật là hữu ích
    Thanks bạn nhiều nhiều
    Hi vọng bạn sẽ có nhiều bài viết hay nữa nhé

    Reply
  7. :^) mắc cỡ quá.
    Cám ơn phản hồi của bạn nhé, hy vọng Tip4PC nhận được sự viếng thăm thường xuyên của bạn. :x

    Reply
  8. seri bai viet cua ban qua hay, hy vong thoi gian toi ban co nhiu bai
    viet hay hon nua!!!!

    thank very much!!!

    Reply

Leave a Comment.